Como buen geek, soy un procastinador sin solución, o eso pensaba yo hasta que Carlos me explicó que había encontrado la solución a nuestros problemas. Es el método GTD, de David Allen, que permite que gente como yo haya podido, por fin, hacer cosas como archivar esa montaña de apuntes de cursos anteriores que tenía rodando por mi habitación (literalmente, pasaban de la cama al suelo un par de veces al día).

El método GTD se basa en las siguientes ideas

Puedes hacer de todo, pero no puedes hacerlo todo

Tu capacidad para hacer cosas es inversamente proporcional a la cantidad de cosas que tienes en mente hacer

De donde deducimos que el truco para poder hacer cosas es sacar cosas de la mente. Para eso lo que haremos es servirnos de cualquier soporte, Carlos y yo hemos optado por la hPDA. El método funciona de la siguiente forma:

• No intentes recordar las cosas que tienes que hacer, en cuanto te lleguen tareas o “cosas”, apúntalas en una especie de Buzón de Entrada.
• Una vez al día, cuando tengas tiempo, organiza tu Buzón de Entrada aplicando lo siguiente a cada ítem:
  • Si la tarea puede realizarse en menos de dos minutos, no tienes excusa, hazla de inmediato, borrala de tu buzón de entrada y pasa a la siguiente tarea. Objetivo Conseguido: No procastinar
  • Si no puedes hacerla en dos minutos, pregúntate si eres tú la persona idónea/adecuada para hacerla. Si no es para tí, delega esa acción, y almacénala en otro buzón, una especie de “a la espera”. Objetivo Conseguido: No cargarnos con tareas ajenas
  • Si tienes que hacerla tú, pregúntate si esta tarea consta de una única acción o es un proyecto que requiera más de una acción. Si la acción es unitaria, define un contexto apropiado para esa acción: en casa, en el trabajo, online, llamadas, recados… y almacénala en ese contexto. Objetivo Conseguido: Separar ámbitos y evitar frustración. Si estás de compras en Carrefour, no tiene sentido que te frustres por no poder recoger la cocina.
  • Si la acción no es unitaria, sino que es más bien un proyecto que incluye múltiples acciones, define un Proyecto y almacénalo en la lista de proyectos. Puedes definir distintas listas de proyectos, una que sea proyectos a corto o medio plazo, o de mayor importancia, y una lista de proyectos que no te importe dejar aparcados durante un par de semanas. Una vez anotado el proyecto, define una siguiente acción para obtener el resultado y trátala como una acción unitaria, ponla en su contexto. Objetivo conseguido: No sentirnos abrumados por grandes cantidades de trabajo, ya que sólo nos preocuparemos de una acción a la vez.
• Cada vez que te encuentres en alguno de los contextos, mira tu lista de acciones por hacer en ese contexto, y discrimina qué vas a hacer, por el siguiente orden:
  • Mira de cuánto tiempo dispones. ¿Qué tareas puedes realizar en ese tiempo o menos? Objetivo Conseguido: No empezar tareas que no vas a acabar
  • Mira cuánta energía tienes.¿Qué cosas puedes hacer con las fuerzas actuales? Objetivo Conseguido: No estresarte por dejar de hacer cosas que no ibas a poder hacer
  • Mira qué prioridad tienen las tareas restantes. No siempre tienes que hacer lo más importante primero. La prioridad la puedes definir tú, haciendo las cosas que te hagan sentir mejor, o las cosas que vayan a tener un resultado más necesario, etc. Objetivo Conseguido: hacer las cosas que más te aportan y que mejor te harán sentir, evitando empezar tareas que no vas a acabar o tareas extenuantes.
• Una vez a la semana, observa tus listas de Proyectos (yo tengo dos, “Proyectos” y “Someday/Maybe”) y define la siguiente acción correspondiente. Si algún Proyecto ha cambiado su prioridad, pásalo a la categoría correspondiente. Con esta acción comprobarás que los proyectos se van realizando, de forma global, mientras que en tu día a día, verás los proyectos de forma mucho más particular, como acciones pequeñitas, que no te agobian.

Para aquellos que aún no tengáis muy claro eso de los buzones, os cuento cómo me organizo yo. Me compré un paquete de fichas rayadas, por sesenta céntimos de euro, una cajita de pinzas por otro tanto y un bolígrafo tamaño bolsillo de cuatro colores por setenta y cinco céntimos. En total: 1.95 €. He cogido un taquito de fichas y las he sujetado con la pinza, y las tengo organizadas así:

• La primera ficha es mi #INBOX o buzón de entrada. Después de esta, vienen los contextos
  • /home: contexto casa
  • /reliquia: contexto mi ordenador
  • /online: contexto cualquier otro ordenador con conexión a internet
  • /esi: contexto escuela de ingenieros
  • /errands: contexto recados
  • /calls: contexto llamadas telefónicas
• La siguiente ficha es #PROJECTS
• #SOMEDAY / MAYBE
• #WAITING FOR
• #REFERENCES
• #WISHLIST
• Ahora vienen unas cuantas fichas en blanco
• Y la última ficha contiene un par de diagramas de flujo de cómo se implementa el método GTD, para ponerlo en práctica sin tener que recordarlo (de eso se trata, ¿no?)

Puede parecer una tontería, pero es algo que funciona. Algo tan sencillo como apuntar las cosas en una lista te permite concentrarte en lo que estás haciendo en cada momento, y no preocuparte por todo lo demás. Desde luego, es algo que hay que probar.

Por último, me gustaría agradecerle a Carlos este gran descubrimiento
Para más información, como siempre, la Wikipedia: GTD

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